6.7.7 Inkopen van diensten, leveringen en werken
Jaarlijks wordt voor circa € 100 miljoen aan goederen, diensten en werken ingekocht, ongeveer een derde van de gemeentelijke begroting. De inkoopfunctie is daarmee een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te bereiken.
Het doorontwikkelen van de inkoopfunctie, zowel doel- als rechtmatigheid, is een doorlopend proces. Het komende jaar worden de rollen, taken en verantwoordelijkheden van onze inkooporganisatie geëvalueerd en indien nodig aangepast. De inkoopadviseurs adviseren en ondersteunen de inkopers om vanuit een integraal perspectief een grote(re) toegevoegde waarde te leveren aan initiatieven en ontwikkelingen in de organisatie en stad. Bijvoorbeeld door het tijdig betrekken van ondernemers, partners en inwoners bij (de voorbereiding van) inkooptrajecten, het gebruik van innovatieve inkoopprocedures en door meer resultaatgericht inkopen op basis gegevens uit onze spendanalyses. Deze gegevens uit deze spendanalyses worden aan de organisatie beschikbaar gesteld in dashboards.
In 2023 wordt er stevig ingezet op de professionalisering van contractmanagement. De kaders waarbinnen contractmanagement plaats moet vinden zijn geschetst. Eind 2022 vindt er een aanbesteding plaats om contractmanagementsoftware aan te schaffen.
Bereiken? | Doen? |
Rechtmatig inkopen, gemeente Hengelo houdt zich aan de wettelijke kaders | Inkopers in de organisatie worden continu getraind. Op basis van een inkoop-communicatiekalender blijft de organisatie op verschillende manieren geïnformeerd en betrokken bij het inkoopproces. Bij uitgaven boven € 30.000 (€ 100.000 bij werken) geven inkoopadviseurs een advies over de voorgestelde inkoopstrategie. Contractregistratie en –beheer wordt beter gemonitord. De eerstelijns controle op inkoop wordt als effectief sturingsmechanisme ingezet om onrechtmatigheden te signaleren en voorkomen. Er worden controles uitgevoerd op ons eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Met name om de doelmatigheid van deze uitgaven te garanderen. Op basis van spendanalyses worden verbeteringen doorgevoerd. |
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, inkoopkracht gemeente Hengelo gebruiken om leveranciers te laten bijdragen aan gemeentelijke doelen | We kopen sociaal in. SROI wordt toegepast bij (minimaal) alle trajecten boven € 100.000. We kopen duurzaam in. Inkopen dragen bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen uit het coalitieakkoord en de Global Goals. Maatschappelijk verantwoord inkopen is de norm, waarbij de Global Goals steeds vaker als kapstok tijdens een aanbestedingsprocedure worden gehanteerd. We kopen in met lokale (en regionale) focus, en zo veel mogelijk bij het MKB. Inkopen dragen waar mogelijk bij aan de versterking van de lokale en regionale economie. We kopen innovaties in en bevorderen innovaties door innovatieve inkoopprocedures toe te passen. Marktontmoetingen en marktconsultaties worden hiervoor steeds vaker ingezet. |
Een resultaatgerichte, effectieve en efficiënte inkoopfunctie | Professionalisering inkooporganisatie krijgt een duurzaam vervolg. Contractbeheer en contractmanagement krijgt meer aandacht, rollen worden beter in de organisatie belegd. Een nieuw contractmanagementsysteem faciliteert contractmanagers beter bij hun dagelijks werk. Medewerkers met een rol in contractmanagement worden hiervoor opgeleid. Spendgegevens en inkoop dashboards worden doorontwikkeld, resultaten worden meetbaar gemaakt en stuurinformatie wordt omgezet naar acties. |