Inkopen van diensten, leveringen en werken
Jaarlijks wordt voor circa € 100 miljoen aan goederen, diensten en werken ingekocht, ongeveer een vierde van de gemeentelijke (exploitatie)begroting. De inkoopfunctie is daarmee een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te bereiken.
Het doorontwikkelen van de inkoopfunctie, zowel doel- als rechtmatigheid, is een doorlopend proces. In 2024 is gestart met een aantal verbetermaatregelen na het uitvoeren van een evaluatie van de inkooporganisatie en naar aanleiding van een forse onrechtmatigheid. Deze verbetermaatregelen moesten in 2025 verder worden verankerd in de decentrale inkooporganisatie. Gebleken is dat er decentraal onvoldoende (kwalitatieve) capaciteit beschikbaar is voor tactische inkoop met uitzondering van drie functionarissen die deze functie daadwerkelijk uitvoeren.
De inkoopadviseurs adviseren en ondersteunen de decentrale tactisch inkopers om vanuit een integraal perspectief een grote(re) toegevoegde waarde te leveren aan initiatieven en ontwikkelingen in de organisatie en stad. Bijvoorbeeld door het tijdig betrekken van ondernemers, partners en inwoners bij (de voorbereiding van) inkooptrajecten, het gebruik van innovatieve inkoopprocedures en door meer resultaatgericht inkopen op basis van gegevens uit onze spendanalyses.
De afgelopen jaren is het proces rondom contractmanagement steeds verder verbeterd. Voor het managen van IT contracten zijn drie contractmanagers aangenomen. Medewerkers zijn en worden getraind in de methodiek CATS CM. Op basis van deze methodiek worden het proces en rollen beter geduid en geïmplementeerd. Er worden werkwijzen opgesteld zodat contractmanagement meer uniform wordt uitgevoerd. Dit zorgt er tevens voor dat het nieuwe contractmanagementsysteem, ISP next, kan worden gebruikt om te meten, te rapporteren en om leveranciersprestaties te verbeteren.
Bereiken? | Doen? |
Rechtmatig inkopen, gemeente Hengelo houdt zich aan de wettelijke kaders | Tactisch inkopers in de organisatie worden getraind in hun rol, ook wordt een gezamenlijke opleidingsbehoefte bepaald. Bij uitgaven boven € 50.000 (€ 100.000 bij werken) geven inkoopadviseurs een advies over de voorgestelde inkoopstrategie. De eerstelijns controle op inkoop wordt als effectief sturingsmechanisme ingezet om onrechtmatigheden te signaleren en voorkomen. Er worden controles uitgevoerd op ons eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Met name om de rechtmatigheid van deze uitgaven te garanderen. De controle op doelmatigheid ligt bij de budgethouder. Spendanalyse wordt geoptimaliseerd om een beter beeld te krijgen van uitgaven die inkoop gerelateerd zijn. Door deze optimalisatie kan de organisatie beter worden ondersteund bij het rechtmatig en doelmatig inkopen. |
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen, inkoopkracht gemeente Hengelo gebruiken om leveranciers te laten bijdragen aan gemeentelijke doelen | We kopen sociaal in. Standaard wordt 5% SROI toegepast bij (minimaal) trajecten boven € 100.000. We kopen duurzaam in en houden ons hierbij aan geldende wet- en regelgeving hieromtrent zoals de aankomende Milieukosten indicator (MKI), Inkopen dragen bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen uit het coalitieakkoord en de Global Goals. Maatschappelijk verantwoord inkopen is de norm. We kopen in met lokale (en regionale) focus, en zo veel mogelijk bij het MKB. Inkopen dragen waar mogelijk bij aan de versterking van de lokale en regionale economie. We kopen innovaties in en bevorderen innovaties door innovatieve inkoopprocedures toe te passen. Marktontmoetingen en marktconsultaties worden hiervoor steeds vaker ingezet. Verbetermaatregelen volgend uit uitgevoerde evaluaties worden geïmplementeerd en duurzaam bestendigd. Rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen inkooptrajecten worden eenvoudiger omschreven en daarmee duidelijker voor de organisatie. |
Een resultaatgerichte, effectieve en efficiënte inkoopfunctie | Contractregistratie en contractmanagement worden verder geprofessionaliseerd. Voor de uitvoering van contractmanagement wordt de systematiek van CATS CM gehanteerd. Medewerkers die een rol hebben binnen het contractmanagementproces, worden hiervoor opgeleid. Uitgangspunten met betrekking tot contractmanagement worden geborgd middels een intern beleid en proces welke in 2025 nader wordt uitgewerkt. Spendgegevens en inkoop dashboards worden doorontwikkeld, resultaten worden meetbaar gemaakt en stuurinformatie wordt omgezet naar acties. Aanstellen inkoopondersteuner in plaats van analist om interne (administratieve) processen te ondersteunen en te optimaliseren. Onderzoeken voor- en nadelen centraal gecoördineerde inkoop ten opzichte van decentrale inkoop door ontbreken decentrale capaciteit tactische inkopers. In het onderzoek moet ook contractmanagement en de positionering ervan, worden meegenomen gezien de onlosmakelijke verbinding tussen inkoop en contractmanagement. |