Inkopen van diensten, leveringen en werken
Jaarlijks wordt voor circa € 100 miljoen aan goederen, diensten en werken ingekocht, ongeveer een vierde van de gemeentelijke (exploitatie)begroting. De inkoopfunctie is daarmee een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te bereiken.
Het doorontwikkelen van de inkoopfunctie, zowel doel- als rechtmatigheid, is een doorlopend proces. In 2024 is gestart met een aantal verbetermaatregelen na het uitvoeren van een evaluatie van de inkooporganisatie en naar aanleiding van een forse onrechtmatigheid. Deze verbetermaatregelen moeten in 2025 verder worden verankerd in de decentrale inkooporganisatie. Concreet betekent dit dat er decentraal voldoende kwalitatieve capaciteit voor tactische inkoop beschikbaar is.
De inkoopadviseurs adviseren en ondersteunen de decentrale tactisch inkopers om vanuit een integraal perspectief een grote(re) toegevoegde waarde te leveren aan initiatieven en ontwikkelingen in de organisatie en stad. Bijvoorbeeld door het tijdig betrekken van ondernemers, partners en inwoners bij (de voorbereiding van) inkooptrajecten, het gebruik van innovatieve inkoopprocedures en door meer resultaatgericht inkopen op basis van gegevens uit onze spendanalyses.
Eind 2024 wordt een actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) opgeleverd. Door dit actieplan gaan we vanaf 2025 nog meer impact bereiken door middel van onze inkoop. Alle inkopers en opdrachtgevers in de organisatie krijgen met MVOI te maken. In het actieplan worden duurzaamheidsdoelstellingen uit het programma duurzaamheid gekoppeld aan concrete inkoopacties. MVOI is een belangrijk speerpunt in ons programma duurzaamheid, 'de gemeente als voorbeeld'.
De afgelopen jaren is het proces rondom contractmanagement steeds verder verbeterd. Voor het managen van IT contracten zijn twee contractmanagers aangenomen. In 2025 worden gestandaardiseerde werkwijzen opgesteld, zodat contractmanagement nog professioneler uitgevoerd wordt. Dit zorgt er tevens voor dat het nieuwe contractmanagementsysteem kan worden gebruikt om te meten, te rapporteren en om leveranciersprestaties te verbeteren.
Bereiken? | Doen? |
Rechtmatig inkopen, gemeente Hengelo houdt zich aan de wettelijke kaders | Tactisch inkopers in de organisatie worden getraind in hun rol, ook wordt een gezamenlijke opleidingsbehoefte bepaald. Bij uitgaven boven € 30.000 (€ 100.000 bij werken) geven inkoopadviseurs een advies over de voorgestelde inkoopstrategie. Contractregistratie en contractmanagement worden gemonitord. De eerstelijns controle op inkoop wordt als effectief sturingsmechanisme ingezet om onrechtmatigheden te signaleren en voorkomen. Er worden controles uitgevoerd op ons eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Met name om de doelmatigheid van deze uitgaven te garanderen. Op basis van spendanalyses worden verbeteringen doorgevoerd. |
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen, inkoopkracht gemeente Hengelo gebruiken om leveranciers te laten bijdragen aan gemeentelijke doelen | We kopen sociaal in. Standaard wordt 5% SROI toegepast bij (minimaal) trajecten boven € 100.000. We kopen duurzaam in, hiervoor stellen we vanaf eind 2024 jaarlijks een actieplan MVOI op. Inkopen dragen bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen uit het coalitieakkoord en de Global Goals. Maatschappelijk verantwoord inkopen is de norm. We kopen in met lokale (en regionale) focus, en zo veel mogelijk bij het MKB. Inkopen dragen waar mogelijk bij aan de versterking van de lokale en regionale economie. We kopen innovaties in en bevorderen innovaties door innovatieve inkoopprocedures toe te passen. Marktontmoetingen en marktconsultaties worden hiervoor steeds vaker ingezet. |
Een resultaatgerichte, effectieve en efficiënte inkoopfunctie | Verbetermaatregelen volgend uit uitgevoerde evaluaties worden geïmplementeerd en duurzaam bestendigd. Rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen inkooptrajecten worden eenvoudiger omschreven en daarmee duidelijker voor de organisatie. Er worden nieuwe contractmanagementwerkwijzen ontwikkeld. Medewerkers met een rol in contractmanagement worden hiervoor opgeleid. Spendgegevens en inkoop dashboards worden doorontwikkeld, resultaten worden meetbaar gemaakt en stuurinformatie wordt omgezet naar acties. |