6.7.5 Informatie en IT

Gemeente Hengelo wil een vitale partner zijn voor haar inwoners en ondernemers. IT is daarbij een onmisbare schakel: IT en informatisering geven mogelijkheden om aansluiting met de veranderende samenleving te behouden en verbeteren en maken nieuwe vormen van samenwerking en besluitvorming mogelijk. Ook in 2023 blijft de organisatie sterk inzetten op betere en efficiëntere dienstverlening en bedrijfsvoering door de inzet van informatietechnologie, om zo haar strategische doelen te behalen.

Bereiken?

Doen?

Continue verbeteren dienstverlening

In 2023 moet een deel van onze technologische oplossingen voor de digitale dienstverlening opnieuw worden aanbesteed. Dit geeft ons extra mogelijkheden om invulling te geven te geven aan de inrichting van onze digitale dienstverlening en het blijven oplijnen met en uitvoering geven aan onze ‘Informatie & IT-visie en –strategie’. Hierin werken we vanuit onze leidende motieven: onze digitale dienstverlening moet persoonlijk, duidelijk, respectvol en betrouwbaar zijn. In 2023 gaan we inhoud en vorm geven aan de visie op de digitale dienstverlening, zodat we beter focus en prioriteit kunnen aanbrengen.

Efficientere bedrijfsvoering

De coronacrisis van de afgelopen jaren heeft een grote impact gehad op onze manier van werken. Mede ‘geholpen’ door deze crisis zijn we nog flexibeler gaan werken. Het belang van goede bereikbaarheid van medewerkers, goede informatievoorziening en het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken is daarmee nog groter geworden. In 2023 blijven we hierop investeren.

De wijze waarop we hier invulling aan willen blijven geven is onder andere beschreven in de visie op Zaakgericht werken, op basis waarvan we in 2023 onze informatievoorziening (intern en voor onze inwoners) verdergaand verbeteren. We onderzoeken de voordelen op onze dienstverlening van cloud-gebaseerd werken en verbeteren tevens onze samenwerkingsomgevingen om optimaal hybride te kunnen werken en daardoor de dienstverlening aan de inwoners te verbeteren. Daarnaast gaan we in 2023 het werken onder architectuur onderzoeken en invoeren, waarmee we de kwaliteit van onze digitale dienstverlening kunnen verbeteren, alsmede consistenter, betrouwbaarder en efficiënter maken.

Datagedreven sturing

In 2023 zal verder gebouwd worden aan datagedreven sturing in onze organisatie. Door het centraal beschikbaar maken van informatie stellen we afdelingen in staat om grip te krijgen en te houden op de taken die uitgevoerd worden. In 2022 zijn de eerste stappen gezet om op basis van data voorspellende analyses te kunnen doen. Deze ontwikkeling zullen we in 2023 doorzetten. Zodat we als organisatie alert kunnen zijn op toekomstige ontwikkelingen en hier tijdig op in kunnen spelen.

In het werken met data zal in 2023 blijvend aandacht voor privacy- en ethische aspecten, kwaliteit van de data en eigenaarschap van de data zijn en verbeteringen worden doorgevoerd. Op deze manier zorgen we ervoor dat data op een goede en veilige manier wordt gebruikt, voor onze organisatie en onze inwoners/ondernemers.

Aansluiten bij landelijke ontwikkelingen

Onze samenleving verandert in een hoog tempo. Ons huidige gemeentelijke informatielandschap moet met het oog op de toekomst flexibeler ingericht worden, zeker in het kader van dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers. Common Ground, een landelijke visie op informatievoorziening, biedt ons de flexibiliteit die we nodig hebben. Wij omarmen deze visie en zetten in 2023 verdere stappen richting de realisatie van deze visie op het gebied van Zaakgericht werken en bedden deze in bij het werken onder architectuur en zorgen dat de ‘Informatie & IT-visie en –strategie’ op basis van deze inzichten wordt geactualiseerd.

De voortdurende technologische ontwikkelingen hebben ook hun impact op de wet- en regelgeving: deze worden steeds verder aangevuld en aangepast op onze digitale samenleving. In 2023 en verder treden er diverse nieuwe wetten in werking of worden aangescherpt, zoals de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet Digitale Overheid (Wdo), de Omgevingswet, de Wet open overheid (Woo), de Wet elektronische publicaties (Wep) en de aanstaande modernisering van de Archiefwet. We zetten in op het tijdig voldoen aan deze wetgeving en lichten hieronder de Omgevingswet, Woo, Wep en modernisering Archiefwet nader toe.

Omgevingswet: in 2022 is de introductie van deze wet opnieuw herpland. Inwerkingtreding is nu 1 januari 2023. Op dat moment moeten wij zijn aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Daarvoor is in 2021 al de noodzakelijke software aangeschaft en gestart met de implementatie. In 2022 is ingezet op het minimaal voldoen aan de (digitale) vereisten: alleen de noodzakelijke koppelingen en digitale voorzieningen zijn gerealiseerd. Aansluitend wordt in 2023 het ambitieniveau opnieuw bepaald.

Wet open overheid (Woo): deze wet is ingegaan in 2022. In 2022 is een impactanalsye uitgevoerd en het ambitieniveau voor de gemeente Hengelo bepaald, zodat duidelijk is aan welke minimale wettelijke vereisten moet worden voldaan en uitvoering in 2023 en verder kan worden gegeven aan het ambitieniveau. Hiervoor wordt specifieke formatie ingezet om dit proces te begeleiden. Voor 2023 is de inschatting dat we met de uit het Gemeentefonds beschikbaar gestelde middelen deze personele inzet kunnen financieren. Ons doel is transparanter te worden en ervoor zorgen dat onze informatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De eisen uit deze wet hebben breed invloed op ons bestaande en toekomstige informatielandschap.

Wet elektronische publicatie (Wep): Per 1 januari 2023 is digitale terinzagelegging verplicht. In 2022 is laatste hand gelegd aan het inrichten van processen en digitale voorzieningen om hieraan te voldoen per 2023.

Modernisering Archiefwet: de aanstaande modernisering van de Archiefwet is mede ingezet om ook het bewaren van digitale informatie te waarborgen. Aan de ene kant wordt de overbrengingstermijn verkort naar 10 jaar, aan de andere kant wordt ‘bewaren bij de bron’ mogelijk gemaakt. Dit heeft gevolgen voor de keuzes die gemaakt worden t.a.v. opslag en ontsluiten van data. De verwachting is dat deze wet per 1 januari 2024 in zal gaan.

Digitale Transformatie

Digitalisering van de maatschappij gaat enorm snel en blijft versnellen, dat heeft impact op onze rol als gemeente binnen de maatschappij en ons werk. Het is goed om te beseffen dat informatisering, digitalisering en IT altijd ondersteunend zijn aan onze processen en voor toegevoegde waarde moet zorgen. Het gaat om nieuwe en andere manieren van werken waarmee we duurzaam invulling geven aan de rol en taken van de gemeente en in staat zijn vlot en adequaat op veranderingen in te spelen.

Daarmee is digitalisering en digitale transformatie een veranderopgave voor de hele organisatie en haar partners in de keten.

De opgave van het programma Digitale Transformatie is om een manier te vinden waarbij digitalisering als aanjager van verbetering kan worden ingezet en de organisatie zodanig transformeert dat de gehele organisatie eigenaarschap neemt en hier continue in excelleert.

In 2022 is de oriëntatiefase uitgevoerd. Dit wordt in 2023 gevolgd door het opzetten, uitvoeren en evalueren van pilots waarmee we kunnen aansluiten op bestaande ontwikkelingen en in korte tijd versneld ervaring op kunnen doen en verdiepende inzichten kunnen ontwikkelen. Later in 2023 wordt met de opgedane ervaring binnen het programma Digitale Transformatie ingezet op doorlopende ontwikkeling en uitvoering van kansrijke concepten.

Samenwerken: samenwerking in Twente verstevigen en uitbouwen

Alleen gaan we sneller, samen komen we verder.

In de gedachte van kennisdeling en –exploitatie werkt de gemeente Hengelo op regionaal vlak op verschillende terreinen samen. In het IT-Platform Twente vervult de gemeente Hengelo een actieve rol op het vlak van informatievoorziening en IT-infrastructuren en als aanjager van regionale kennisopbouw en samenwerking.

Hengelo ondersteunt in IT-voorzieningen van, en het leveren van IT-diensten aan, de gemeente Oldenzaal en de SWB en sinds 2022 ook de gemeente Haaksbergen. Deze dienstverleningen en ondersteuning worden in 2023 verder geprofessionaliseerd en verduurzaamd, waarbij ook wordt gekeken hoe we elkaar verder kunnen ondersteunen en versterken, waaronder verdere samenwerking in het informatiedomein.

Digitaliseren van de fysieke archieven

Het beschikbaar hebben van de juiste informatie op een tijds- en plaats onafhankelijke manier is noodzaak geworden. De burger vraagt actief en in toenemende mate om digitale dienstverlening. En door Corona is gebleken dat een digitaal archief randvoorwaardelijk is om digitaal te kunnen werken. Ook vanuit de Wet open overheid (Woo) worden eisen gesteld aan het openbaar maken van informatie. Het gaat hier om het actief digitaal openbaar/beschikbaar maken of passief digitaal openbaar kunnen maken van informatie. Het digitaliseren van de archieven is dus noodzakelijk geworden en zorgt ervoor dat informatie flexibeler, beter vindbaar en meer betrouwbaar is. Tevens ligt de digitalisering van het papieren archief in lijn met de strategische opgave Digitale Transformatie.

Stel uw jaarverslag zelf samen

SELECTIE

0 - geselecteerd